CHAPTER VII : PENDEKATAN SISTEM

CHAPTER VII

PENDEKATAN SISTEM

SUMBER GAMBAR : KLIK DISINI

I.          PENDAHULUAN

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah, manajer membuat berbagai keputusan dan beberapa elemen pemecahan masalah yang harus ada. Saat proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab. Struktur masalah mempengaruhi cara pemecahan masalah. Masalah yang tidak terstruktur dapat dipecahkan oleh manajer, namun masalah yang terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer. manajer dan kompuer dapat bekerja sama untuk memecahkan masalah semi-terstruktur. Faktor-faktor yang unik bagi manajer dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Faktor-faktor ini meliputi bermacam gaya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan mengunakan informasi. Seperti halnya model sistem umum perusahaan cocok pada semua jenis organisasi, pendekatan sistem memberikan landasan kokoh untuk membangun sistem pemecahan masalah berbasis komputer.

II.       PEMECAHAN MASALAH

═ Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Sedangkan penyelesaian masalah adalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

═  Pentingny Pemecahan Masalah, para manajer melakukan berbagai hal selain pemecahan masalah, sebenarnya pemecahan masalah mungkin hanya merupakan bagian kecil dari waktu manajer. Namun, pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Satu set keputusan untuk memcahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dollar.

═ Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah, dalam memecahkan masalah  seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan, sedangkan Pengambilan Keputusan  adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang dapat manajer pertimbangkan. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah indentifikasi berbagai alternative keputusan.

═ Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah, elemen-elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dalam pemecahan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Elemen-elemen lain kurang mencolok, namun jika salah satu elemen tidak ada hasil akhirnya mungkin akan buruk. Elemen-elemen tersebut dapat dilihat dalam gambar dibawah ini :

═ Masalah VS Gejala, penting untuk mengenali perbedaan antara gejala dan masalah. Gejala  adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering seorang manajer melihat gejala saat sedang menghadapi masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun, gejala juga tidak bisa mengungkap semuanya sehingga hal tersebut menuntut seorang manajer untuk melihat dibalik gejala agar menemukan penyebab masalah yang sesungguhnya.

═ Struktur Masalah, seorang manajer mungkin memahami sebagian persoalan lebih baik dari yang lain. Ada beberapa jenis struktur masalah yakni, :

1. masalah tersruktur disebut demikian karena terdiri dari elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah,

2. masalah tak terstruktur disebut demikian karena berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Perhitungan masalah tak terstruktur sangat sulit, jika tidak mustahil.

3. masalah semi terstruktur disebut demikian karena berisi sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah, dan sebagian lagi tidak dimengerti oleh pemecah masalah. 

III.          PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem tetapi ia menyadari sifat berurutan dari pemecahan masalah, yakni dimulai dengan suatu permasalahan, mempertimbangkan bermacam cara untuk menyelesaikannya dan memilih solusi yang paling cepat dan paling baik. Ada beberapa tahap dan langkah dalam pendekatana sistem, dapat dilihat dalam tabel dibawah ini :

Tahap 1 : Usaha Persiapan Langkah 1 : Memandang Perusahaan Sebagai Suatu Sistem Langkah 2 : Mengenali Sistem Lingkungan Langkah 3 : Mengidentifikasi Subsistem Perusahaan

Tahap 2 : Usulan Definisi Langkah 4 : Bergerak Dari Tingkat Sistem Ke Subsistem Langkah 5 : Menganalisis Bagian Sistem Dalam Urutan Tertentu

Tahap 3 : Usaha Solusi Langkah 6 : Mengidentifikasi Solusi Alternative Langkah 7 : Mengevaluasi Solusi Alternative Langkah 8 : Memilih Solusi Terbaik Langkah 9 : Menerapkan Solusi Terbaik Langkah 10 : Membuat Tindak Lanjut Untuk Memastikan Bahwa Solusi Itu Efektif

Serangkaian Langkah-langkah, walau banyak diskripsi tentang pendekatan sistem yang mengikuti pola dasar yang sama, jumlah langkah-langkahnya dapat berbeda. Tiap tahap terdiri dari suatu jenis usaha tertentu yang harus dilakukan manajer. Tahap tersebut terdiri atas :

a. Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi tertentu.

b. Usaha definisi, mencakup mendefinisikan masalah untuk dipecahkan dan kemuan mamahaminya.

c. Usahan solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternative, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik. Menerapkan solusi itu dan tidak membuat ide.

Pendekatan Sistem, Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan, langkah-langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk mengelompokkan bermacam-macam keputusan yang harus dibuat dalam proses memecahkan satu masalah tunggal. Setiap usahan dalam pemecahan masalah memerlukan sedikitnya satu keputusan.

Pendekatan Sistem dan CBIS, sistem informasi berbasis komputer atau CBIS, dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support system) saat menerapkan pendekatan sistem. Subsistem CBIS, seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar, atau aplikasi otomatisasi kantor, dapat memeberikan dukungan untuk suatu keputusan tersendiri. Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan antara masalah dan CBIS, memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.

IV.          USAHA PERSIAPAN

Ada tiga langkah persiapan yang tidak harus dilakukan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk menangani masalah. Tiga langkah tersebut antara lain :

1.      Langkah 1 : Memandang Perusahaan Sebagai Suatu Sistem

Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan model sistem perusahaan yang telah diuraikan dalam chapter sebelumnya. Anda harus mampu untuk melihat bagaimana perusahaan anda sesuai dengan model.

2.      Langkah 2 : Mengenal Sistem Lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting. Delapan elemen lingungan yang telah dibahas dalam chapter dua memberikan suatu cara yang efektif dengan menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

3.      Langkah 3 : Mengidentifikasi Subsistem-Subsistem Perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi dan subsitem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang paling mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional. Masing-masing dapat dilihat sebagai suatu sistem tersendiri. Selain itu manajer juga dapat melihat tingkatan manajemen sebagai suatu sistem. Manajer juga dapat menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Jika seorang manajer mampu melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan. Maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah menyelesaikan usaha persiapan dan sekarang siap untuk menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

 

V.          USAHA DEFINISI

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi dirangsang oleh sinyal umpan balik yang menunjukan bahwa terjadi hal-hal yang lebih baik atau lebih buruk dari yang direncanakan. Sinyal tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan atau lingkungannya dan berfungsi sebagai proses pemicu masalah (problem trigger) dengan melalui suatu proses pemecahan masalah. Setelah masalah diidentifikasi selanjutnya manajer dapat memanggil analis untuk membantu dalam pemahaman masalah. Analis memiliki keahlian dalam mengubah suatu masalah yang kurang terdefinisi menjadi sejumlah spesifikasi dari suatu sistem revisi atau baru. Manajer dan analis menggunakan kombinasi metode pengumpulan informasi untuk memahami masalah. Hasilnya didokumentasikan dengan menggunakan peralatan.

Usaha definisi mencakup dua langkah yang merupakan lanjutan setelah usaha persiapan dalam pemecahan masalah, dua langkah tersebut adalah :

1.      Langkah 4 : Bergerak Dari Tingkat Sistem Ke Subsitem

Saat manajer berusaha memahami masalah, analis memualai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem ini dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Manajer mula-mulai mempelajari posisi sistem itu kemudian dihubungkan dengan lingkungannya. Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat manapun. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahaan sebagai suatu sistem. Analisis dapat diarahkan pada subsitem manapun dalam perusahaan. Tujuan dari analisis top-down adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

2.      Langkah 5 : Menganalisis Bagian-Bagian Sistem Dalam Suatu Urutan Tertentu

Saat manajer mempelajai tiap tingkatan sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan. Urutan ini menunjukan prioritas tiap elemen dalam pemecahan masalah.  Misalnya masalah dalam elemen empat tidak dapat dipecahkan jika terdapat masalah dalam elemen tiga. Adapun urutan elemen tersebuat antara lain :

a. Elemen 1 : Mengevaluasi Standart, standart kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota.

b. Elemen 2 : Membandingkan Output Sistem dengan Standart, setelah manajer puas dengan standart tersebut, manajer kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standart.

c. Elemen 3 : Mengevaluasi Manajemen, suatu penilaian kriteria dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

d. Elemen 4 : Mengevaluasi Pemroses Informasi, mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya.

e. Elemen 5 : Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input

f. Elemen 6 : Mengevaluasi Proses Transformasi, prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengolah input menjadi output.

g. Elemen 7 : Mengevaluasi Sumber Daya Output

VI.          USAHA PEMECAHAN

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternative yang layak (feasible), pemilihan alternative terbaik dan penerapannya.

1.      Langkah 6 : Mengidentifikasi Berbagai Alternatif

Manajer mengidentifikasi berbagai macam cara untuk memecahkan masalah yang sama. Hal ini lebih mudah dilakukan oleh manajer yang berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreatifitas dan intuisi juga berperan penting. Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi juga menerima bantuan dari manajer lain. Para pemecah masalah sering terlibat dalam kegiatan tukar pikiran, suatu kegiatan informasi yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka kemudian didiskusikan. Pendekatan ini disebut JAD (Joint application design) atau rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok untuk memecahkan masalah.

2.      Langkah 7 : Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi

Semua alternative harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternative dapat memecahkan masalah. Walau kriteria informasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh alternative memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.

3.      Langkah 8 : Memilih Solusi Terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternative, selanjutnya perlu memilih salah satu alternative yang tampak terbaik. Henry Minzberg seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasikan tiga cara yang manajer lakukan dalam memilih alternative terbaik, cara tersebut antara lain :

a. Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujaun organisasi.

b.      Penelitian, proses mental dari seorag manajer

c.       Tawar Menawar, negosiasi antara beberapa manajer

4.      Langkah 9 : Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan.

5.      Langkah 10 : Membuat Tindak Lanjut Untuk Memastikan Bahwa Solusi Itu Efektif

Manajer harus tetap mengawasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan tahap-tahap penyelesaian masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.

VII.            MENELAAH PENDEKATAN SISTEM

walau tidaklah sukar untuk memahami tiap langkah dari pendekatan sistem secara terpisah, menyatukan semua langkah tersebut menjadi satu proses tunggal memerlukan banyak usaha. Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalu pengalaman. Suatu titik awal yang baik adalah usaha adalah usaha persiapan yang harus manajer lakukan sebelum pemecahan masalah dimuali. Manajer harus memandang unit organisasinya sebagai suatu sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sistem itu juga terdiri beberapa subsistem.

Manajer terlibat dalam penguraian fungsional dengan bergerak dari sistem kesubsistem dan dengan menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu. Kegiatan-kegiatan ini membantu usaha definisi dalam lingkungan, setelah masalah didefinisikan masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengikuti lima langkah selebihnya dalam lingkungan.

VIII.        FAKTOR PRIBADI YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer mempunyai gaya pemecaan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana merek terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

a. Merasakan Masalah, manajer dapat dibagi kedalam tiga kategori dasar dalam pemecahan masalah mereka, yaitu bagaimana cara mereka dalam menghadapi masalah :

═ Penghindar masalah, manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.

═ Pemecah masalah, manajer ini tidak mencari masalah dan juga tidak menghalanginya.

═  Pencari masalah, manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencari masalah.

b. Mengumpulkan Informasi, terdapat pula perbedaan cara mengembangkan dan mengevaluasi berbagai alternative setelah masalah dirasakan. Para manajer dapat menunjukan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau terhadap sikap total volume informasi yang tersedia bagi merea.

═ Gaya teratur, manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

═ Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

c. Menggunakan Informasi, manajer juga cinderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunkan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

═ Gaya sistematik, manajer memberikan perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

═ Gaya intuitif, manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

IX.            MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PRESPEKTIF

Ada tiga komentar tentang cara menempatkan pendekatan suatu sistem, tiga komentar tersebut adalah sebagi berikut :

1.      Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat, walau teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai seluruhnya, penalaran yang mendasari bersifat sederhana.

2.      Pendekatan suatu sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah, pendekatan sistem memberikan suatu kerangka kinerja untuk memahami proses pemecahan masalah, tanpa memandang apakah proses tersebut diikuti secara sistematis atau intuitif. Tanpa kerangka kerja maka akan sulit untuk mendefinisikan area-area tempat CBIS diterapkan.

3.      Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar, suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem adalah suatu metodologi. Bahkan pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam bidang komputer. semua metodologi lain adalah turunan, hingga tingkat tertentu dan pendekatan sistem.

 

😉SEKIAN DAN SEMOGA BERMANFAAT😉