CHAPTER VI : MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

CHAPTER VI

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

I.         PENDAHULUAN

Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis dasar model yakni, model fisik, naratif, grafik, dan matematik. Semua jenis model tersebut mampu membantu manajer dalam proses pemahaman maupun komunikasi, dan untuk model matematika dapat digunakan untuk memperkirakan masa depan. Sebagian model mewakili entitas mereka dalam suatu cara yang sangat khusus, sedangkan model lain melakukannya secara umum.

Model umum memiliki keuntungan yang dapat diterapkan pada situasi yang sangat beragam. Model umum suatu perusahaan terdiri dari sistem fisik maupun  sistem konseptual. Sistem fisiki mencakup elemen input, elemen transformasi, dan elemen output, serta menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. Sedangkan sistem konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik.

Bagian integral dari sistem konseptual adalah lingkaran umpan balik (feed and back loop) dan mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian dari suatu perusahaan bisnis diwakili oleh manajemen, dan lingkaran umpan balik diwakili oleh arus informasi. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi. Ada empat jenis dimensi informasi yang memberi kontribusi dari nilai informasi, yaitu :

Manajer membandingkan informasi dari pengolah informasi dengan standart-standart yang menentukan tingkat kinerja yang dapat diterima. Setelah manajemen menetapkan bahwa perubahan-perubahan pada sistem fisik perlu dilakukan, maka selanjutnya keputusan ini dikomunikasikan kepada elemen-elemen sistem yang bersangkutan. Karena model sistem umum perusahaan (general system model of he firm) mewakili segala jenis organisasi dan menunjukan bagaimana informasi digunakan dalam mengelola informasi, maka model ini merupakan peralatan yang sangat berguna bagi pemecahan masalah.

II.      JENIS-JENIS MODEL DAN KEGUNAANNYA

-          Model adalah suatu penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut sebagai entitas (entity). Para manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

-          Ada empat jenis model sistem, antara lain :

a.      Model fisik, adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik biasanya berukuran kecil. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket atau prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tida dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya,seorang investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model fisik mereka dibandingkan pada produk akhir. Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis.umumnya seorang manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya atau menggunakannya dalam pemecahan masalah.

b.      Model Naratif, adalah penggambaran entitas secara lisan maupun tulisan. Model ini sering manajer gunakan setiap hari namun jarang dikenal sebagai suatu model. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis dalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling popular dan paling sering digunakan oleh para manajer.

c.       Model Grafik, adalah model yang menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk tertentu dengan sedikit penjelasan naratif. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan suatu informasi. Misalnya, banyak laporan tahunan perusahaan pada pemegang saham berisi grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada manajer. Model grafik juga digunakan dalam rancangan proses informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh sistem dan programmer bersifat grafik. Contohnya, bagan arus (flow cart) dan diagram arus data (data flow diagram).

 

d.      Model Matematika, sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang biasanya digunakan oleh para manajer biasanya tidak lebih rumit dari pada model yang biasanya digunakan untuk menghitung EOQ, yang dihitung dengan rumus :

Dimana : P = Biaya Pembelian

S = Penjualan Dalam Satu Tahun (dalam unit),

M = Biaya Penyimpanan Per unit untuk Satu Tahun (dalam rupiah), meliputi, asuransi, kerusakan, dan kecurian.

Keunggulan dari model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek. Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak dari pada model grafik yang dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model matematika adalah model yang berharga.

-          Kegunaan Model, Keempat jenis model mempermudah pemahaman dan komunikasi, misalnya model matematika, sebagai suatu tambahan, menyediakan kemampuan prediksi. Namun disamping itu ada beberapat kegunaan model antarai lain :

a.   Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sderhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang lebih sederhana.

b. Memepermudah Komunikasi, setelah pemecahan masalah (problem solver) mengenai entitasnya, pengertian tersebut sering perlu dikomunikasikan pada yang lain.  Mungkin analis sistem harus berkomunikasi dengan manajer atau programmer. Atau mungkin saja seorang manajer harus berkomunikasi dengan anggota lain dalam tim pemecahan masalah. Semua model dapat mengkomunikasikan informasi secara tepat dan akurat kepada orang-orang yang menegetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika tersebut.

c.    Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggrambarkan cerita membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak disediakan oleh model lain. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa depan, namun hal tersebut tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukan kedalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan berbagai pertimbangan dan ituisi untuk mengevaluasi model.

III.   MODEL SISTEM UMUM

1.      Sistem Fisik, perhatikan gambar dibawah ini, :

Gambar tersebut menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, kemudian terjadi suatu transformasi, dan akhirnya sumber daya outpun dikembalikan ke lingkungan yang sama. Oleh karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Ada beberapa sumber daya fisik yang mengalir dalam perusahaan, antara lain sebagai berikut :

a.      Arus Material, material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini disimpan pada suatu tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Pada akhir proses transformasi material dalam bentuk jadi disimpan pada suatu penyimpanan sampai dikirimkan ke pelanggan.

b.      Arus Personil, input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya di proses oleh fungsi sumer daya manusia kemudian dutugaskan ke berbagai area fungsional. Saat berada diarea tersebut para pegawai terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung maupun tidak langsung.

c.       Arus Mesin, mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada di perusahaan dalam waktu yang lama. Namun pada akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru atau sebagai rongsokan. Karena dalam perusahaan mesin-mesin tersebut digunakan secara terus-menerus sehingga dapat menjadi rusak.

d.      Arus Uang, uang diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi dan dari pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sember lain mencangkup lembanga keuangan yang memberikan pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah yang mnyediakan uang dalam bentuk pinjaman maupun bantuan. Arus uang perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Kecuali untuk transaksi-transaksi yang bernilai kecil.

2.      Sistem Konseptual, sebagian sistem terbuka dapat mengendalikanoperasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang terdapat dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan Lingkaran Umpan Balik. Ada dua jenis sistem lingkarang, antara lain :

a.       Sistem Lingkaran Terbuka, adalah suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

b.      Sistem Lingkaran Tertutup, yaitu sistem yang memiliki lingaran umpan balik dan sistem pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada inputnya. Perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar tersebut menunjukan perusahaan bisnis sebagai lingkaran tertutup. Manajemen menggunakan informasisebagai dasar untuk membuat perubahan-perubahan dalam sistem fisik.

c.       Pengelolaan Informasi, perjalanan informasi tidak selalu langsung dan sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisi. Hal ini ini terutama terjadi pada manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Informasi-informasi tersebut harus memenuhi dimensi-dimensi informasi yang telah disebutkan sebelumnya, namun dibawah ini merupakan penjelasan dari dimensi-dimensi tersebut :

                                                 1.Relevansi, sebuah informasi mempunyai relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

                                                          2.Akurasi, idealnya semua informasi harus akurat , tetapi peningkatan ketelitian sistem membutuhkan penambahan biaya. Karena alaasan tersebut manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna.

                                                      3. Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa saja yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi dimasa lampau.

                                                          4.Kelengkapan, manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian. Namun seharusnya rancangan sistem tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi.

3. Standar, Agar manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjdai tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai bagian tersebut. Kedua, harus ada standart kinerja yang mencerminkan apa yang harus tercapai pada bagian tersebut. Mengingat manajer adalah orang yang terbaik dalam menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Sehingga diperlukan suatu standart analisis sitem yang dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

IV.   MANAGEMENT BY EXCEPTION

Konsep yang memungkinkan manajer hanya mendatangi satu aktivitas layak mendapatkan perhatiab, disebut dengan management by exeption. Standart dikombinasikan dengan suatu output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajemen untuk melaksanakan management by exeption. Management By Exeption adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exeption, maka harus ditetapkan standart dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang diterimanya. Management by exeption mempunyai tiga keuntungan dasar, yaitu :

                     1. Manager tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

                    2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

           3. Perhatian dipusatkan oada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun disamping keuntungan jika menerapkan  management by exeption. Terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, antara lain :

1. Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas, sehingga standart tidak dapat ditetapkan.

2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.  Perhatian harus terus diarahkan pada standart untuk menjaga standart pada tingkat yang tepat.

4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.

Management by Exeption adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif. Perbandingan antara tujuan dan standart dapat dilihat dalam gambar dibawah ini :

V.      PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

≈    PASAR SWALAYAN, Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gedung, dan orang lain yang diperkerjakan untuk suatu jangka waktu, dan akhinya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan dalam swalayan, seperti komputer dan scanner barcode. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh pelanggan, dan arus kas keluar terutama berentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai, dan pemilik. Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak-rak. Proses tersebut juga termasuk proses menyiapkan sayur, buah, memotong daging dan mungkin memanggang roti atau kue. Semua cara tersebut dilakukan guna agar produk siap dijual dan menarik  dapat dianggap sebagai transformasi. Manajer swalayan menggunakan informasi dan pengelola informasi. Ditambah standart-standart sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.

≈    KANTOR PENGACARA, terdapat perbedaan yang jelas antara sebuah kantor pengacara dengan sebuah pasar swalayan.  Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum professional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental dari pada fisik. Arus material melalui kantor pengacara sangats sedikit. Terutama berupa perlengkapan pencatatan seperti kertas catatan dan pensil. Proses transformasi pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahan hokum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan).

VI.   MENEMPATKAN MODEL SISTEM UMUM DALAM KONTEKS

Nilai sesuangguhnya dari model sistem umum akan lebih jelas saat kita bekerja dan terjun di masyarakat. Model ini dapat membantu seseorang untuk menyesuaikan diri dengan perusahaannya. Model tersebut akan menimbulkan kemantapan pada perusahaan yang dipimpin.

😉SEKIAN DAN SEMOGA BERMANFAAT 😊