CHAPTER II : MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

CHAPTER II

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

I.     PENDAHULUAN

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan di masa mendatang, kemudian mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya, kegiatan tersebut dinamakan perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources) atau SPIR. Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer tidak ada yang dampaknya sebesar end-user-computing. Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi sendiri. Kecenderungan ini akan berlanjut dan akan menghasilkan manfaat keseluruhan bagi perusahaan, namun bukannya tanpa sejumlah resiko serius. Tetapi resiko tersebut dapat diperkecil dengan pengendalian manajemen yang tepat.

II.     PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.

a.   Delapan Elemen Lingkungan, lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan perusahaan lain. Misalnya, sebuah bank mempunyai lingkungan yang berbeda dengan sebuah toko alat olahraga atau swalayan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Adapaun elemen-elemen tersebut antara lain : 

b.  Arus Sumber Daya Lingkungan, Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya mengalir pada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen. Semua sumber daya yang masuk dalam perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Semua sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. Namun tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan eleme-elemen lingkungan, misalnya uang tidak boleh mengalir pada pesaing.

III. KEUNGGULAN KOMPETITIF DAN SUMBER DAYA INFORMASI

-  Keunggulan Kompetitif, dapat dicapai dengan banyak cara seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan Laverage dipasaran. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang unggul saat terlibat dalam persaingan.

-  Pandangan Awal Tentang Keunggulan Kompetitif, sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas kaena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines dengan sistem pemasaran penerbangan yang disebut sabre, dan American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic data inter charge).

- Pandangan Luas tentang Keunggulan Kompetitif, suatu cara untuk mencapai nilai maksimum dari dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan dengan seluruh elemen lingkungan tersebut. Semua informasi harus bersifat dua arah, kecuali hubungan dengan pesaing.

-  Sumber Daya Informasi, pada saat ini muncul pandangan bahwa setiap orang bias mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Pengelolaan ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan,mengoperasikan,dan menggunakan sistem. Adapun jenis-jenis sumber daya informasi, adalah sebagai berikut :

IV. PENGELOLA INFORMASI DAN PERENCANAAN STRATEGIS

-          Chief Information Center ( CIO ), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang CIO harus mengikuti beberapa saran, antara lain :

1.      Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis.

2.      Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management.

3.      Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

4.      Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.

5. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

6.      Jangan bersifat defensif.

-    Perencanaan Strategis, dikenal juga dengan istilah perencanaan jangka pendek. Setelah perencanaan strategis untuk perusahaan ditetapkan, tiap area fungsional baertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Ada berbagai area funsional yang harus saling berkerja sama guna mengembangkan rencana strategis mereka. Berbagai area fungsional tersebut dapat dilihat dari bagan dibawah ini :

V. END USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS

-  Penggolongan EUC, Ada beberapa pengelompokan pengguna akhir komputer berdasarkan golongannya, yaitu : Pemakai akhir tingkat menu ( menu-level-end user ), Pemakai akhir tingkat perintah ( command-level-end user ), Programer pemakai akhir ( end-user-progammer ), dan Personil pendukung fungsional ( fungsional support personnel ).

-   Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir, sebagian besar aplikasi end-user-computing telah dibatasi pada :

1.      Sistem pendukung keputusan ( DSS ) yang relatif mudah.

2.      Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perorangan.

Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan  :

1.      Aplikasi SIM dan SIA

2.      DSS yang kompleks

3.      Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional.

4.      Sistem Pakar

- Manfaat End User Computing, EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama, yaitu :

a. Pemindahan Beban Kerja, pengembangan sistem kerja ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut.

b. Kesenjangan Komunikasi, dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak ada lagi kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi. Demikiam pula saat pemakai mengembangkan sebagian sistem mereka menyebabkan kesenjangan ini berkurang.

-       Resiko End User Computing, ada beberapa risiko yang harus dihadapi pada penggunaan EUC, antara lain :

1.      Sistem yang buruk sasarannya.

2.      Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.

3.      Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.

4.      Hilangnya integritas data.

5.      Hilangnya keamanan

VI.    INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT (IRM)

≈      Sumber daya informasi / IRM ( Information Resources Management ), adalah aktivitas yang dijalankan oleh manager pada semua tingkatan perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

≈      Elemen-elemen dalam IRM, agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu adanya set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

§  Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai sumber daya informasi yang unggul.

§  Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

§  Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.

§  Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

§  Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi.

§  Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing.

≈  IRM mencerminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. Jika para pemimpin tidak memahami bahwa sumber daya koseptual samma pentingnya sumber daya fisik maka IRM tidak akan pernah terwujud.

≈      Model IRM,  model IRM dapat dilihat dalam bagan dibawah ini, :